Langkah-langkah Menangani Komplain Pelanggan Bisnis Kurir

Komplain dari pelanggan kadang tak bisa dihindari karena tak ada yang sempurna baik itu dalam perusahaan besar maupun perusahaan kecil. Begitu juga yang terjadi pada sebuah bisnis pengiriman barang. 

Komplain pelanggan wajib didengarkan. 

Komplain kadang terjadi karena lamanya barang tidak sampai, hilang atau barang yang rusak, dan sebagainya. Lalu bagaimana cara mengatasinya? 

Berikut ini langkah-langkah untuk menangani komplain pelanggan bisnis kurir.

1. Menyiapkan Media untuk Komplain

Ada berbagai media yang bisa dijadikan tempat khusus untuk komplain, misalnya e-mail dan telepon. Jika tidak mampu menampung komplain dari terlalu banyak media maka bisa langsung dihubungkan ke media yang seharusnya. Di website, brosur, dan informasi dapat diberitahukan pada pelanggan alamat e-mail mana yang dapat digunakan untuk komplain. Saat ini perusahaan pengiriman barang besar banyak menggunakan sosial media untuk menangani komplain namun ini membutuhkan tenaga administrasi khusus.

2. Menyiapkan Tenaga Customer Service

Baca Juga:

Tenaga customer service diperlukan untuk menangani komplain dan pertanyaan dari pelanggan. Mereka perlu mendapatkan pelatihan khusus bagaimana prosedur perusahaan serta cara menghadapi pelanggan dengan baik. Tenaga customer service biasanya melayani langsung di kantor dan jika perlu menyiapkan untuk yang melayani di sosial media dan e-mail.

3. Menerima Komplain dan Memberikan Solusi

Bagaimana mereka menerima komplain? Tenaga customer service perlu mencatat komplain yang diterima lalu mencoba menjawab solusinya kepada pelanggan. Jika tidak bisa maka mereka perlu meneruskannya pada pihak lain dalam perusahaan yang berkaitan dengan masalah komplain yang diajukan.

4. Melakukan Evaluasi

Setelah menerima komplain dan menyelesaikannya maka selanjutnya melakukan evaluasi. Evaluasi berupa bagaimana agar komplain yang terjadi sebelumnya tidak terulang. Perusahaan harus memperbaiki prosedur kerja jika ada kelemahan. Jika kesalahan terjadi karena karyawan maka perlu diberi pembinaan agar tidak mengulangi hal yang sama.

Pada dasarnya, sistem menangani komplain pada perusahaan bisnis kurir serupa dengan perusahaan lainnya. Intinya komplain pelanggan bisnis kurir bisa dijadikan alat untuk evaluasi perusahaan agar dapat berjalan lebih baik lagi. Jangan sampai perusahaan menjadi anti terhadap komplain, asalkan disampaikan melalui prosedur yang benar.

Mendapatkan pelanggan yang loyal itu tidak mudah. Karena itu peliharalah pelanggan Anda, berikan pelayanan yang baik, termasuk memperhatikan keluhannya agar ia tidak berpaling ke kompetitor.

Labels: Bisnis Kurir, Kurir

Thanks for reading Langkah-langkah Menangani Komplain Pelanggan Bisnis Kurir. Please share this article.

Share: